Nell’era digitale, tutti, più o meno consapevolmente, sono diventati archivisti di file digitalizzati, a seguito della scansione del documento cartaceo o materico. Lo scanner svolge una funzione insostituibile, in quanto è l’unico strumento innovativo in grado di trasformare montagne di scartoffie in formati digitalizzati da salvare e archiviare, semplici, leggeri e soprattutto reperibili senza dover mettere a soqquadro scrivanie o armadietti. Anche un archivio digitale, però, ha bisogno di essere pianificato e tenuto in ordine, fin dalla sua creazione. Ecco, allora, qualche regola base per razionalizzare il lavoro di archivio e renderlo funzionale a lungo. Per prima cosa procuratevi un buono scanner, alla base della qualità grafica dei file digitalizzati, prima di usarlo accertatevi che sia pulito il vetro interno in modo che un ‘letto’ sporco pregiudichi la qualità della scansione rispetto all’originale. Basterà una semplice passata con un panno morbido imbevuto di poche gocce d’acqua per pulire la superficie vitrea.

Se si devono scannerizzare delle stampe fotografiche si possono pulire le foto con un panno antistatico per togliere eventuali grani di polvere. Un trucchetto efficace per scansioni migliori è posizionare il documento da scannerizzare ben allineato con l’angolo superiore del pianale. Un valore aggiunto è dato dai software per la scansione, molto spesso forniti in dotazione con l’apparecchio, altre volte acquistabili a parte, che danno la possibilità di incrementare le funzioni o di ottimizzare quelle presenti, migliorando le dinamiche di acquisizione del documento da scannerizzare. Altro fattore basilare nell’uso e, ancor prima, nella scelta dello scanner è il grado di risoluzione, espressa in Dpi, da valutare soprattutto se si utilizza uno scanner professionale a colori i cui file in quadricromia sono destinati alla stampa. Ma cosa significa l’acronimo Dpi?

La sigla significa letteralmente ‘Dots per inch’, da tradurre in ‘punti per pollice’ e si riferisce alla qualità grafica del file, quanto più è fedele all’originale o sgranato nella riproduzione, in caso di pochi dpi ad effetto ‘granuloso’. Maggiore è la quantità di Dpi e più la scansione risulterà qualitativamente valida. Per utilizzi standard può essere sufficiente una risoluzione pari a 300 dpi, se invece si lavora professionalmente con immagini o grafiche molto dettagliate, allora si può arrivare anche a migliaia di Dpi negli scanner professionali ad alta risoluzione che rendono il file a volte addirittura superiore all’originale per qualità.